Privacybeleid KNVMMR vzw
Laatste update: 7 juli 2026
De Koninklijke Nationale Vereniging van de Medische Militaire Reserve (KNVMMR) hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met uw gegevens, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).
1. Wie we zijn
De verwerkingsverantwoordelijke voor de website https://knvmmr-arnrmm.be en het ledenbeheer is:
KNVMMR vzw
Kattenberg 72, 9000 Gent
Ondernemingsnummer (KBO): 0479.555.627
E-mail: info@medres.be
2. Welke gegevens verzamelen wij en waarom?
A. Ledenadministratie (Inschrijvingsformulier)
Wanneer u zich aanmeldt als lid via ons inschrijvingsformulier, verzamelen wij gegevens zoals uw naam, adres, geboortejaar, e-mailadres en militaire achtergrond (divisie/graad).
- Doel: Het verwerken van uw aanvraag, de statutaire indeling in divisies, het beheer van het lidmaatschap en de financiële opvolging van het lidgeld.
- Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst (het lidmaatschap).
B. Contactformulier
Wanneer u ons contactformulier gebruikt, verzamelen wij de door u verstrekte gegevens (zoals naam, e-mail en bericht).
- Doel: Het beantwoorden van uw vraag of verzoek. Administratieve opvolging van communicatie.
- Rechtsgrond: uitvoering van precontractuele maatregelen of communicatie op uw verzoek.
C. Ledenmagazine FALCO & Communicatie
Wij gebruiken uw contactgegevens, waaronder het door u opgegeven e-mailadres, om u ons ledenblad FALCO toe te sturen en u te informeren over ceremoniële, administratieve en sociale activiteiten van de vereniging.
Het e-mailadres dat u aan de vereniging meedeelt, geldt als het officiële communicatieadres voor de duur van uw lidmaatschap. De vereniging mag alle communicatie met betrekking tot uw lidmaatschap naar dit e-mailadres verzenden. Deze communicatie wordt geacht geldig te zijn zolang u geen nieuw e-mailadres aan de vereniging hebt meegedeeld. Het is de verantwoordelijkheid van het lid om wijzigingen van zijn of haar e-mailadres tijdig door te geven.
Rechtsgrond: uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst voor administratieve communicatie en het gerechtvaardigd belang van de vereniging om haar leden te informeren over haar werking en activiteiten.
Voor communicatie die gebaseerd is op het gerechtvaardigd belang (zoals FALCO of uitnodigingen voor activiteiten) kunt u zich op elk moment verzetten via contact.
D. Reacties op de website
Wanneer bezoekers reacties achterlaten op de site, verzamelen we de gegevens getoond in het reactieformulier, het IP-adres van de bezoeker en de browser user agent string om spamdetectie te ondersteunen en beveiliging van de website.
E. Media
Als u afbeeldingen naar de website uploadt, dient u te voorkomen dat u afbeeldingen uploadt met ingesloten locatiegegevens (EXIF GPS). Bezoekers kunnen deze gegevens downloaden en extraheren.
3. Cookies
- Functionele cookies: Indien u een reactie achterlaat, kunt u aangeven of uw naam en e-mailadres in cookies mogen worden opgeslagen voor uw gemak. Deze blijven één jaar bewaard.
- Inlogsessie: Tijdelijke cookies bij login, verwijderd bij sluiten browser.
- Voorkeuren: Cookies voor login en scherminstellingen (2 dagen tot 1 jaar).
4. Inhoud van andere websites
Artikelen op deze site kunnen ingesloten inhoud bevatten (bijv. video’s van YouTube). Deze inhoud gedraagt zich alsof de bezoeker de andere website rechtstreeks bezoekt. Deze websites kunnen zelf gegevens over u verzamelen en cookies gebruiken.
5. Bewaartermijn van uw gegevens
- Ledenadministratie: zolang u lid bent van de vereniging. Na beëindiging bewaren wij uw gegevens nog maximaal 2 jaar, tenzij wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde belangen (zoals boekhouding of betwisting) een langere bewaartermijn vereisen.
- Contactformulieren: gegevens worden bewaard gedurende 1 jaar na laatste contact, enkel voor opvolging en archivering.
- Inschrijvingsformulieren (niet-geactiveerde aanvragen): maximaal 2 jaar.
- Boekhouding en financiële documenten: worden bewaard gedurende 7 jaar, conform de Belgische wettelijke boekhoud- en fiscale verplichtingen.
- Reacties: reacties en metadata worden voor onbepaalde tijd bewaard om vervolgreacties automatisch te kunnen herkennen.
6. Delen van gegevens
Uw gegevens kunnen enkel worden gedeeld met verwerkers (zoals een verzenddienst voor het ledenblad of IT-diensten voor spamdetectie) die handelen in opdracht van de vereniging en gebonden zijn door verwerkersovereenkomsten.
Hostingprovider: easyhost.be.
Bij een wachtwoordreset wordt uw IP-adres opgenomen in de reset-e-mail.
7. Uw rechten
U heeft te allen tijde recht op:
- Inzage en correctie: U kunt uw gegevens opvragen of laten verbeteren.
- Gegevenswissing: U kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen (tenzij deze nodig zijn voor administratieve of wettelijke doeleinden).
- Beperking van verwerking.
- Bezwaar: U kunt zich verzetten tegen het gebruik van uw gegevens voor communicatie (bijv. het stopzetten van de toezending van FALCO).
- Wijziging van contactgegevens: Om een correcte communicatie te verzekeren, vragen wij leden wijzigingen van hun e-mailadres zo spoedig mogelijk aan de vereniging mee te delen.
Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u contact opnemen via info@medres.be.
8. Klachten
Indien u van mening bent dat wij uw gegevens niet correct verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
9. Wijzigingen aan dit privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen indien nodig. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. De datum bovenaan geeft aan wanneer het beleid voor het laatst werd gewijzigd.